O que faz uma pauta de TI ser aprovada pela diretoria

Nesta matéria

• O board avalia resultado, não ferramenta
• Os cinco pilares que decidem uma pauta de TI
• Pedir recurso x apresentar investimento
• Segurança e risco não são pauta isolada da TI
• Como estruturar uma pauta de TI que o board aprova

Um gestor de TI sobe à sala do board com um projeto sólido: dados de infraestrutura, número de chamados resolvidos, plano de atualização de sistemas. Sai da reunião sem orçamento aprovado.

Isso se repete com uma frequência que deveria incomodar mais o mercado de tecnologia do que incomoda. E o motivo raramente é a qualidade técnica da proposta.

O board avalia resultado, não ferramenta

O board não decide sobre tecnologia. Decide sobre negócio, usando a tecnologia como um dos insumos da decisão.

Quando a apresentação de TI começa por capacidade de servidor, uptime ou volume de chamados, ela fala a língua de quem opera a área, não de quem aprova o investimento. São dados relevantes para a rotina de diretoria de TI e quase irrelevantes para o board.

Toda decisão que chega à mesa do conselho passa pelo mesmo filtro:

• Isso aumenta receita?
• Isso reduz risco?
• Isso melhora produtividade?
• Isso garante continuidade operacional?

Se a resposta não estiver clara logo na primeira frase da apresentação, a atenção do board já foi perdida. O problema não é desinteresse por tecnologia. Board e TI operam com vocabulários diferentes, e a tradução entre eles é responsabilidade de quem apresenta.

Os cinco pilares que decidem uma pauta de TI

Praticamente qualquer projeto de tecnologia pode, e deve, ser posicionado dentro de cinco pilares de valor:

• Receita, a tecnologia protege ou habilita alguma fonte de receita da empresa? Um sistema fora do ar impede vendas. Uma falha de segurança pode paralisar uma operação inteira.
• Produtividade, o investimento libera tempo, elimina retrabalho ou aumenta a capacidade de entrega das equipes?
• Continuidade operacional, o que acontece com o negócio se esse sistema, esse dado ou essa infraestrutura falhar por um dia? Por uma semana?
• Redução de risco, qual é a exposição atual e o que o investimento reduz, em termos concretos, não apenas técnicos?
• Compliance, existe uma exigência regulatória, contratual ou de mercado envolvida?

Um gestor que consegue encaixar sua pauta nesses cinco pilares fala a língua que o board entende. Quem apresenta apenas métricas de atividade, por mais robustas que sejam, continua falando sozinho na sala.

Pedir recurso x apresentar investimento

Existe uma diferença de origem entre pedir um recurso e apresentar um investimento: recurso se solicita, investimento se justifica.

Na prática, três perguntas costumam guiar a decisão do board, mesmo quando não são ditas em voz alta:

1. Qual é o custo total dessa decisão, incluindo manutenção, integração e curva de adoção, não só o valor de compra? Esse é, na prática, o TCO (custo total de propriedade) do projeto.
2. Qual é o retorno esperado e em quanto tempo ele aparece?
3. Qual é o custo de não decidir agora?

A terceira pergunta costuma ser a mais ausente nas apresentações de TI. Um projeto de segurança ou infraestrutura raramente concorre só com outros projetos de tecnologia. Ele concorre com expansão de mercado, contratação, marketing. Para vencer essa disputa por orçamento, a TI precisa mostrar o que a empresa perde ao adiar a decisão, não apenas o que ganha ao aprová-la.

Segurança e risco não são pauta isolada da TI

Um ponto que se repete nas discussões de board: segurança da informação não é responsabilidade exclusiva do time técnico. É responsabilidade corporativa, dividida entre tecnologia, jurídico, financeiro e liderança executiva.

Quando um incidente acontece, o impacto não fica restrito ao departamento de TI. Ele chega a reputação, contratos, operação e, em muitos casos, à continuidade do negócio. Por isso o board espera que decisões de risco sejam tratadas como decisões de negócio, com responsabilidade compartilhada, não como um problema que a TI deve resolver sozinha e em silêncio.

O obstáculo, na prática, é que grande parte das áreas de TI não tem hoje os dados organizados para sustentar essa conversa: nível de maturidade, gaps de conformidade, exposição real a incidentes. É esse ponto de partida que o BluePex® Assessment ajuda a resolver, com um diagnóstico de maturidade em cibersegurança que transforma percepção em número, e o número em argumento de negócio.

Da mesma forma, o BluePex® Cybersecurity Framework organiza boas práticas e requisitos de conformidade em uma estrutura única, que ajuda o gestor a mostrar ao board, com clareza, onde a empresa está e o que falta para chegar aonde precisa.

Como estruturar uma pauta de TI que o board aprova

Reunindo o que foi descrito até aqui, essas são as perguntas que um board espera ver respondidas quando um tema de tecnologia chega à mesa:

• O que isso significa para o negócio, em receita, produtividade, continuidade ou risco?
• Qual é o custo de não agir agora?
• Como esse investimento se compara, em retorno e urgência, com as outras prioridades da empresa?
• Quem mais, além da TI, precisa estar envolvido nessa decisão?

Gestores que respondem essas quatro perguntas com clareza não pedem espaço no board. Conquistam um lugar permanente nele.

Esse é o tema central do próximo webinar da BluePex®, no dia 09 de setembro, às 10h: como transformar uma pauta técnica em um caso de negócio que a diretoria aprova de fato, com exemplos práticos de Ulisses Penteado e Marcos Paulo.