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Você conhece os riscos de não ter registros dos chats do Microsoft Teams na sua empresa?
Na atualidade, com equipes cada vez mais distribuídas, o modelo de trabalho híbrido consolidado e o crescimento constante de muitas empresas, as soluções de comunicação corporativa se tornaram ferramentas fundamentais no dia a dia das organizações.
Plataformas como o Microsoft Teams ajudam a manter equipes conectadas, atender clientes, tomar decisões e até facilitar negociações importantes, mesmo à distância. O problema é que, ao mesmo tempo em que facilitam a comunicação, esse tipo de soluções também carregam riscos quando não são corretamente monitoradas, especialmente quando não há nenhum tipo de registro das conversas.
A ausência desses registros pode parecer um detalhe, mas pode causar grandes dores de cabeça para as empresas.
Quais os riscos de não ter registros das conversas corporativas?
Imagine que, em um chat via Microsoft Teams, um cliente fez uma solicitação envolvendo condições de pagamento ou mudanças em uma negociação financeira. Dias depois, ele contesta o que foi acordado e diz que jamais pediu aquilo. Sem um registro da conversa, a empresa não tem como comprovar nada. Isso pode gerar desentendimento, prejuízo comercial, perda de credibilidade ou, no pior cenário, um processo judicial.
Situações como essa acontecem com mais frequência do que se imagina. E não se trata apenas de atender normas de compliance, se trata de proteger a empresa contra riscos operacionais e jurídicos que podem comprometer sua reputação e trazer danos financeiros.
Além dos conflitos com clientes, a falta de registros também compromete a capacidade de uma empresa de responder adequadamente a auditorias. Em setores regulados, como o setor financeiro, é fundamental comprovar exatamente o que foi acordado, aprovado ou informado. Sem histórico, qualquer fiscalização pode gerar questionamentos difíceis de contornar.
Outro risco importante é a falta de proteção contra fraudes e más interpretações. Quando não há provas documentadas das conversas, decisões podem ser distorcidas, mal interpretadas ou mesmo manipuladas, fragilizando a empresa em disputas internas ou externas. A verdade é que, sem registros, tudo vira uma questão de palavra contra palavra, e isso nunca é uma boa posição para uma empresa estar.
Boas práticas para proteger a comunicação empresarial
Algumas medidas ajudam a mitigar esses riscos:
- Gravar todos os chats corporativos
- Centralizar o histórico de conversas em uma única plataforma confiável
- Armazenar registros de forma segura e acessível
- Definir políticas claras de retenção de mensagens
Mas sabemos que implementar todas essas medidas pode ser trabalhoso. É por isso que na BluePex® desenvolvemos o módulo Teams Compliance.
O que é o BluePex® Teams Compliance?
É uma solução desenvolvida para gravar, armazenar e auditar todas as conversas realizadas no Microsoft Teams, permitindo que as empresas tenham controle completo sobre a comunicação digital no ambiente corporativo.
De forma automática, o módulo registra todas as atividades dos chats dos usuários e organiza essas informações de maneira centralizada no painel da Cloud Suite. Com isso, as mensagens ficam preservadas como evidência e podem ser acessadas sempre que necessário, seja para resolver conflitos, evitar desentendimentos, responder auditorias ou proteger juridicamente a empresa.
Pesquisa avançada e gravação de conversas externas
O Teams Compliance oferece recursos de pesquisa que permitem localizar conversas específicas por usuário, período, contato, palavra-chave ou até mesmo por território (como setores ou filiais).
A solução também é compatível com as versões desktop e web do Microsoft Teams, e registra conversas com usuários externos à organização, ampliando o controle sobre todas as interações, internas ou não.
Armazenamento em nuvem e gerenciamento seguro
As mensagens são armazenadas na nuvem com alta disponibilidade, em uma infraestrutura baseada na Amazon AWS, reconhecida por sua confiabilidade e segurança.
Além de mensagens de texto, também são armazenados áudios, vídeos, fotos e documentos trocados nas conversas, garantindo que o contexto completo das interações seja preservado.
Todo o conteúdo é protegido contra exclusões ou alterações, garantindo a integridade dos dados, e pode ser mantido por até 65 meses, conforme as exigências legais de setores regulados.
Esse modelo elimina a necessidade de servidores físicos, facilita a implantação e reduz custos operacionais, sendo ideal para empresas com múltiplas filiais ou que adotam o modelo híbrido e remoto.
O módulo Teams Compliance, é integrado à interface da Cloud Suite que por ser intuitiva e fácil de usar, permite que qualquer gestor, mesmo sem perfil técnico, consiga localizar e interpretar os registros com facilidade.
O sistema também registra todas as ações administrativas realizadas na plataforma para fins de auditoria, e conta com autenticação de duplo fator, reforçando a segurança no acesso às informações sensíveis.
Estatísticas dos chats gravados
A solução disponibiliza relatórios com estatísticas e gráficos detalhados dos chats gravados, facilitando o monitoramento da comunicação interna.
É possível visualizar, por exemplo, o número de chats que foram gravados, número de chats por usuários, tempo das conversas e outras métricas relevantes, em apenas poucos cliques.
Ideal para o mercado financeiro
Empresas do setor financeiro precisam cumprir regulamentações quanto ao registro de interações com clientes. Segundo normas como a CVM 505/11, CVM 558/15, e a B3 PQO, as mensagens trocadas no exercício das atividades de intermediação devem ser preservadas por 65 meses.
O Teams Compliance foi desenvolvido para atender diretamente essas exigências. Com recursos de Archive e e-Discovery, a solução facilita auditorias e agiliza a recuperação de conversas. A política de segurança de informação da BluePex® leva em consideração a resolução do Bacen CMN 4658/18.
Utiliza o Microsoft Teams e ainda não possui um registro formal das conversas da sua rede interna e externa?
Proteja a sua empresa contra riscos de comunicação e assegure a conformidade com as regulamentações do seu setor com o BluePex® Teams Compliance.
